[팁] 이메일 홍수에서 벗어나는 효과적인 방법

 사내 GTD 강의를 위해 동료들의 이메일 사용 실태를 조사해 보니
생각보다 훨씬 많은 직원들이 이메일의 홍수에서 괴로워 하고 있더군요.

동료들의 고민은 대부분 비슷했습니다.
 "이메일이 너무 많이 와요"
 "어느 폴더에 넣을지 애매해요"
 "아웃룩이 무거워 졌어요"

일정 시간 동안 처리할 수 있는 메일 보다 쌓이는 메일이
훨씬 많은 Email Overload 라는 현상이죠.  



저의 경험을 되살려 곰곰히 생각해 보니
이메일 정리의 핵심은 바로 폴더의 관리에 있었습니다.

즉, 이메일이 도착했을 때 적당한 관리 규칙과 이동할 폴더가
준비 되어 있으면 Inbox에 계속해서 쌓이지 않고 각각의 폴더로
빠르게 이동할 수 있습니다. 한마디로 고민할 필요가 없다는 말씀.
수납공간이 잘 마련되어 있는 집들이 깨끗한 것과 비슷한 이치입니다.



여러분의 업무에 따라 다르겠지만
제 경우 다음과 같이 6종류의 폴더를 만들어서 관리해 보니 효과적이었습니다.


실제 저의 폴더는 다음과 같은 모습입니다.


그 밖에 이메일 홍수에서 벗어날 수 있는 몇가지  팁을 소개합니다.

1. 이메일 처리
• 같은 메일을 절대 2번 읽지 않는다
일단 읽었으면 회신하거나, 참고 폴더로 이동하거나, 삭제를 합니다
퇴근하기 전에 Inbox의 메일을 모두 이동/삭제 하면 좋곘지요.
• 애매하면 다 버려라
걱정 마세요. 중요한 메일은 반드시 다시 옵니다.
1년이 지난 메일은 모두 버리세요. 다시 볼 일이 거의 없습니다.
 

2. 폴더 관리
• 폴더이름을 바꾸는 것을 두려워 마라
수시로 폴더를 새로 만들고 이동하고 삭제하는 습관이 필요합니다.
완료된 프로젝트는 별도의 폴더의 이동하세요.
폴더이름은 번호 붙여 정렬하면 편리합니다.


3. 이메일 클라이언트
• 필요할 때만 실행하라
이메일 클라이언트는 메신저가 아닙니다.
하루 종일 실행해 놓지 마시고
오전/오후/퇴근 전 하루 3번만 확인하면 됩니다.
• 큰 첨부 파일은 별도로 보관하라
아웃룩의 개인 데이터 파일이 커지면 실행 속도가 느려지고
더 이상 메일을 받을 수 없는 상황이 생깁니다.
제 경우 200 KB가 넘는 첨부 파일은 메일에서 삭제하고 별도의 폴더에 보관합니다.

부디 모든 직장인이 이메일 홍수에서 벗어날 수 있게 되기를 빕니다.