사내 GTD 강의를 위해 동료들의 이메일 사용 실태를 조사해 보니
생각보다 훨씬 많은 직원들이 이메일의 홍수에서 괴로워 하고 있더군요.

동료들의 고민은 대부분 비슷했습니다.
 "이메일이 너무 많이 와요"
 "어느 폴더에 넣을지 애매해요"
 "아웃룩이 무거워 졌어요"

일정 시간 동안 처리할 수 있는 메일 보다 쌓이는 메일이
훨씬 많은 Email Overload 라는 현상이죠.  



저의 경험을 되살려 곰곰히 생각해 보니
이메일 정리의 핵심은 바로 폴더의 관리에 있었습니다.

즉, 이메일이 도착했을 때 적당한 관리 규칙과 이동할 폴더가
준비 되어 있으면 Inbox에 계속해서 쌓이지 않고 각각의 폴더로
빠르게 이동할 수 있습니다. 한마디로 고민할 필요가 없다는 말씀.
수납공간이 잘 마련되어 있는 집들이 깨끗한 것과 비슷한 이치입니다.



여러분의 업무에 따라 다르겠지만
제 경우 다음과 같이 6종류의 폴더를 만들어서 관리해 보니 효과적이었습니다.


실제 저의 폴더는 다음과 같은 모습입니다.


그 밖에 이메일 홍수에서 벗어날 수 있는 몇가지  팁을 소개합니다.

1. 이메일 처리
• 같은 메일을 절대 2번 읽지 않는다
일단 읽었으면 회신하거나, 참고 폴더로 이동하거나, 삭제를 합니다
퇴근하기 전에 Inbox의 메일을 모두 이동/삭제 하면 좋곘지요.
• 애매하면 다 버려라
걱정 마세요. 중요한 메일은 반드시 다시 옵니다.
1년이 지난 메일은 모두 버리세요. 다시 볼 일이 거의 없습니다.
 

2. 폴더 관리
• 폴더이름을 바꾸는 것을 두려워 마라
수시로 폴더를 새로 만들고 이동하고 삭제하는 습관이 필요합니다.
완료된 프로젝트는 별도의 폴더의 이동하세요.
폴더이름은 번호 붙여 정렬하면 편리합니다.


3. 이메일 클라이언트
• 필요할 때만 실행하라
이메일 클라이언트는 메신저가 아닙니다.
하루 종일 실행해 놓지 마시고
오전/오후/퇴근 전 하루 3번만 확인하면 됩니다.
• 큰 첨부 파일은 별도로 보관하라
아웃룩의 개인 데이터 파일이 커지면 실행 속도가 느려지고
더 이상 메일을 받을 수 없는 상황이 생깁니다.
제 경우 200 KB가 넘는 첨부 파일은 메일에서 삭제하고 별도의 폴더에 보관합니다.

부디 모든 직장인이 이메일 홍수에서 벗어날 수 있게 되기를 빕니다.
Posted by 정진호 일상예술가

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  1. 송유철 2009.07.17 08:14 신고 Address Modify/Delete Reply

    좋은 내용 고맙습니다. 저도 이런 고민하고 있었는데.. 오늘 한 번 바꿔봐야 겠네요^^

    • 정진호 2009.07.17 12:05 신고 Address Modify/Delete

      네, 한번 바꿔 보시고 업무 스타일에 따라 지속적으로
      폴더를 업데이트 해 줘야 합니다.
      저도 1~2달은 걸린 것 같아요.

  2. 박형재 2009.07.17 11:29 신고 Address Modify/Delete Reply

    항상 이메일을 어떻게 정리를 해야 하나 고민을 합니다.
    지금 폴더별로 저장을 하고 있는데 그러다 보니 폴더가 너무 많아 지더군요. 그러다가 폴더가 어디에 있는지 찾는것도 일이더라구요.

    최근에는 mac의 mail을 사용하면서 smart folder를 이용하는데 점점 이 스마트 폴더도 늘어나는 추세 입니다. ㅋ.. 여기 글 처럼 다시 정리를 해봐야 겠네요. 정리으 기준을 어떻게 잡냐가 중요한것 같습니다. ^^

    좋은글 잘 보고 갑니다.

    • 정진호 2009.07.17 12:06 신고 Address Modify/Delete

      폴더를 2단계로 생성하세요.
      중요한 것은 중복되지 않고, 누락되지 않게 만들어야 합니다.
      저는 폴더를 생성할 때 우선 마인드맵을 그렸어요. ^^

  3. BlogIcon pighair 2009.07.20 13:56 신고 Address Modify/Delete Reply

    일반적으로 좋은 내용이네요.
    특히 폴더구분 및 규칙 지정은 굉장히 유용하지요.

    저같은 경우는 좀 업무의 대부분이 이메일인데다 가끔 히스토리 뒤져서 근거자료 만들어야 하는 일이 생겨서 1년 지나도 쉽게 못버립니다.
    쉽게 지울 수 없는 분들을 위한 팁으로, 아웃룩 데이터파일 여러 개 만들어서 동시에 관리할 수 있는데,
    보관 메일용 PST를 따로 만들어서, 용량이 크거나 지우기 애매하지만 굳이 수시로 볼 필요는 없을 메시지들을 주기적으로 이동시키면 좋습니다.
    물론 이 PST는 늘 열어놓지 말고 필요할 때만 열어야 편리하겠지요.
    또 64비트 OS는 안써봐서 모르겠지만 32비트 XP같은 경우 PST가 4기가인가 넘어가면 메일 주고받기 안 됩니다.
    보관하시는 분들은 혹시 4기가 넘어가면 파일 또 쪼개 주시는게 좋습니다.
    제일 좋은 방법은 맥을 쓰면 애플메일은 메시지 많아도 그닥 안느립니다 ㅎㅎㅎㅎ

    • 정진호 2009.07.20 23:46 신고 Address Modify/Delete

      네, 좋은 말씀 감사합니다.
      주위의 동료들을 살펴 보면 맥 사용자들은 좀 나은 편인데
      아웃룩 사용자들이 종종 문제를 겪게 되더군요.
      제가 알기로는 PST 파일이 2G가 넘어가면 메일 송/수신이
      불가능합니다.
      개인적으로는 첨부 파일이 있는 메일의 경우는
      따로 첨부파일을 폴더에 저장하는 방법을 애용합니다.
      검색을 위해서는 Xobni 플러그인을 사용하고 있습니다.

  4. BlogIcon 마음으로 찍는 사진 2009.07.20 14:40 신고 Address Modify/Delete Reply

    이메일 클라이언트를 하루 3번만 실행하라는 것은 적응이 힘들 수도 있을 것 같습니다. 외부와의 커뮤니케이션이 많아지면, 메신저 처럼 활용이 되기도 하거든요.

    차라리 Gmail 같은 웹메일을 활용하는 것도 하나의 방법이 될 수도 있을것 같습니다. :)

    • 정진호 2009.07.20 23:48 신고 Address Modify/Delete

      네, 모든 경우에 적용하기는 힘든 규칙이죠.
      대외적인 커뮤니케이션 보다는 대부분의 이메일이
      내부에서 오는 직장인들을 위한 가이드 랍니다.
      휴가는 잘 다녀오셨는지요? :)

  5. 콩콩이 2009.11.11 21:13 신고 Address Modify/Delete Reply

    바로 적용해보았는데 효율적입니다. 감사합니다!!